Waarom dit handig is
Een XAR-bestand (XML Auditfile RitRegistratieSystemen) is het standaardbestand waarmee gecertificeerde ritregistratiesystemen ritgegevens aanleveren bij een controle. Flowter maakt deze bestanden volgens XAR-specificatie 2.3.6, dus je levert altijd gegevens aan in het formaat dat de controleur verwacht.
Het auditbestand bevat de voertuigen, bestuurders, ritten en gewijzigde ritten over de periode die je kiest. Het is voorzien van een digitale handtekening, waardoor elke wijziging achteraf zichtbaar is. Zo kan een controleur erop vertrouwen dat de gegevens kloppen. Kortom: met een paar klikken heb je een betrouwbaar bestand klaar als er een controle komt.
Een auditbestand genereren
Je genereert een auditbestand per voertuig, voor een periode die je zelf kiest.
- Ga in Flowter naar ‘Instellingen’ (Settings) en klik op ‘Generate Auditfile’.
- Kies bij ‘Period’ de periode waarover je het bestand wilt maken.
- Klik bij ‘Vehicle’ op ‘Edit’ en selecteer het voertuig.
- Kies bij ‘Report type’ voor ‘Employer’ (werkgever) of ‘Driver’ (bestuurder). Het verschil lees je hieronder.
- Klik op ‘Generate’.
Het auditbestand wordt als zip-bestand gedownload. Bewaar het in je administratie. We raden aan om regelmatig een back-up te maken van je ritgegevens, inclusief de auditbestanden.
Rapporttype Werkgever (Employer)
Rapporttype Bestuurder (Driver)
Met dit rapporttype maak je een auditbestand voor één bestuurder. Klik na het kiezen van het voertuig op ‘Select driver’ en selecteer de bestuurder. Daarna kun je op ‘Generate’ klikken.
Gegevens van andere bestuurders die met hetzelfde voertuig hebben gereden, worden geanonimiseerd. Alleen de gekozen bestuurder is herkenbaar in het bestand. Dit rapporttype is handig voor de eigen rittenadministratie van een bestuurder.
Een auditbestand maken als bestuurder
Ook een bestuurder kan zelf een auditbestand maken. Heeft de bestuurder alleen toegang tot zijn eigen ritgegevens, dan kan hij alleen het rapporttype ‘Driver’ kiezen, en alleen voor zichzelf. Auditbestanden op werkgeversniveau zijn dan niet beschikbaar.
Het auditbestand bekijken in de XAR Viewer
Met de officiële XAR Viewer van Keurmerk Ritregistratiesystemen controleer en bekijk je het auditbestand. Je downloadt de viewer via de knop ‘Download Xar viewer’ in het venster ‘Generate Auditfile’.
- Pak het gedownloade zip-bestand uit.
- Open het XML-bestand in de XAR Viewer.
De viewer toont een overzicht van de rapportgegevens, voertuigen, bestuurders, ritten en gewijzigde ritten. Ook zie je of de digitale handtekening geldig is.
XAR Viewer instellen als standaardprogramma (optioneel)
Wil je auditbestanden voortaan met een dubbelklik openen? Stel de XAR Viewer dan in als standaardprogramma in Windows.
- Klik met de rechtermuisknop op het uitgepakte XML-bestand en kies ‘Openen met’ → ‘Een andere app kiezen’.
- Kies ‘Een app op deze pc kiezen’.
- Selecteer
C:\Program Files\SKRRS\XAR Viewer\XarViewer\XarViewer.exe. - Kies ‘Altijd’ om de XAR Viewer voortaan standaard te gebruiken.
Vereisten voor het genereren van een auditbestand
Om een auditbestand te kunnen genereren, moeten je bedrijfsgegevens, voertuiggegevens en bestuurdersgegevens volledig en correct zijn ingevuld. Ontbreken er verplichte gegevens, dan verschijnt er een foutmelding en wordt het bestand niet aangemaakt.
Kilometerstand
Een auditbestand kan alleen worden gemaakt voor voertuigen die een kilometerstand doorgeven aan Flowter. Dit is afgesproken met de SKRRS. Komt er geen kilometerstand binnen, dan zie je de melding ‘The vehicle did not send odometer data’.
Bedrijfsgegevens
Zorg dat de volgende bedrijfsgegevens zijn ingevuld:
- Bedrijfsnaam
- Adres
- Plaats
- Straatnaam
- Postcode
Je past je bedrijfsadres aan via Flowter, onder: Buddy Account → Company → Billing and Delivery address. Klik daarna op ‘Edit’.
Voorwaarden waar een voertuig aan moet voldoen
- Voertuiggegevens
- VIN-nummer
- Kenteken
- Merk
- Model
- Hardware
- De XT4 moet als hoofdtracker geselecteerd zijn
- Het voertuig moet zijn aangesloten op de CAN-bus, zodat kilometerstanden correct worden doorgegeven aan Flowter
- Bestuurder
- Elke rit in het auditbestand moet een bestuurder hebben
- Het voertuig moet beschikken over een systeem voor bestuurdersregistratie
- En/of er moet een standaardbestuurder zijn ingesteld bij het voertuig (Asset details → Driver)
Bestuurdersgegevens
Het is verplicht dat er een adres is ingesteld voor de bestuurder. Zorg dat de volgende gegevens zijn ingevuld:
- Straat
- Postcode
- Plaats
- Land (voor bestuurders buiten Nederland)
Ontbreekt een van deze gegevens, dan noemt de foutmelding wat er mist.
De bestuurder vult zijn adres zelf in via Flowter: klik rechtsboven op het accounticoon en ga naar ‘Home Address’ → ‘Edit homelocation’.
Werkt het nog niet?
Lukt het genereren van een auditbestand niet? Stuur dan een mail naar support@gps-buddy.com met het kenteken van het voertuig, de gekozen periode en het rapporttype. Vermeld of er een foutmelding verschijnt, dan kan support gericht meekijken.
Voor meer informatie betreft keurmerk ritregistratie: Gedragscode privacy voertuigtelematicasystemen en Regelement beroepscommissie